Pengaturan Akses Akun Dan Keamanan Untuk Kerja Dengan Agency

Pengaturan Akses Akun Dan Keamanan Untuk Kerja Dengan Agency

Pengaturan Akses Akun Dan Keamanan Untuk Kerja Dengan Agency. Kerja sama dengan agency bisa menjadi percepatan yang besar untuk pertumbuhan bisnis anda. Masalahnya, banyak kerja sama gagal bukan karena strategi iklannya buruk, tetapi karena pengaturan akses akun dan keamanan tidak rapi sejak awal. Ada akun yang hilang aksesnya, ada yang billingnya tiba tiba berubah, ada yang data historis kampanye tidak bisa dibawa ketika pindah vendor, ada yang aset kreatif tersebar, bahkan ada yang akun iklannya berujung bermasalah karena terlalu banyak orang punya akses tanpa kontrol. Semua ini sebenarnya bisa dicegah dengan SOP yang jelas dan struktur akses yang benar.

Pengaturan akses bukan sekadar formalitas. Ini soal kepemilikan aset, kontrol finansial, perlindungan data, dan kelangsungan bisnis. Kalau anda mengandalkan jasa Google Ads untuk lead dan penjualan, maka akun Google Ads adalah aset produksi. Anda tidak akan menyerahkan kunci gudang ke sembarang orang tanpa aturan. Prinsip yang sama berlaku di sini.

Di artikel ini saya akan membahas cara mengatur akses akun dan keamanan ketika bekerja dengan agency secara profesional. Kita akan bahas model kerja sama yang paling aman, pembagian peran dan level akses, pengaturan akses untuk Google Ads, Google Analytics, Tag Manager, Merchant Center untuk ecommerce, akun Google Business Profile untuk lokal, serta SOP audit dan offboarding agar anda tetap aman meski berganti vendor.

Tujuan Utama Pengaturan Akses Ketika Bekerja Dengan Agency

Sebelum teknis, anda perlu jelas dulu tujuannya. Pengaturan akses yang benar biasanya mengejar lima tujuan.

Kepemilikan aset tetap di pihak bisnis
Akun iklan, data historis, pixel, dan tracking tetap milik perusahaan anda

Kontrol billing dan pembayaran aman
Agency mengelola iklan, tetapi tidak mengambil alih pembayaran tanpa persetujuan

Keamanan akun terjaga
Akses diberikan seperlunya dan bisa dicabut kapan saja

Transparansi kerja mudah
Anda bisa melihat apa yang dikerjakan, perubahan apa yang dilakukan, dan bagaimana hasilnya

Proses pindah agency tidak mengganggu bisnis
Jika suatu hari anda ganti vendor, anda tidak perlu mulai dari nol

Kalau lima tujuan ini tercapai, kerja sama biasanya lebih sehat dan minim drama.

Model Kerja Sama Paling Aman Dari Sisi Akses

Ada dua model yang paling sering dipakai.

Model akun milik bisnis
Bisnis membuat akun Google Ads dan semua aset terkait, lalu mengundang agency dengan akses yang sesuai

Model akun milik agency
Agency membuat akun dan bisnis hanya diberi akses terbatas atau bahkan tidak punya akses

Untuk keamanan jangka panjang, model akun milik bisnis jauh lebih aman. Anda punya kontrol penuh atas aset, histori data tetap ada, dan anda bisa mengganti pihak pengelola tanpa kehilangan apapun.

Model akun milik agency kadang dipakai untuk alasan cepat atau karena bisnis tidak ingin repot. Tetapi risikonya besar. Anda bisa kehilangan data, sulit audit, dan ketika kerja sama selesai anda harus membangun ulang akun dari awal.

Jika anda sudah telanjur memakai akun milik agency, minta migrasi ke akun milik bisnis dengan prosedur yang rapi. Ini sebaiknya dilakukan sebelum skala belanja besar, karena semakin besar belanja, semakin mahal biaya kehilangan histori optimasi.

Prinsip Least Privilege Untuk Semua Akses

Prinsip keamanan paling penting adalah least privilege. Artinya, setiap orang hanya diberi akses yang benar benar dibutuhkan untuk menjalankan tugasnya.

Kesalahan umum bisnis adalah memberi akses admin ke semua orang agar cepat. Ini berbahaya.

Admin bisa mengubah billing
Admin bisa menghapus user lain
Admin bisa membuat perubahan besar tanpa jejak yang mudah dilacak

Akses admin sebaiknya hanya untuk.

Owner bisnis atau direktur yang bertanggung jawab
Satu orang finance atau admin internal yang dipercaya
Satu akun agency yang memang bertugas mengelola dan butuh kontrol, tetapi tetap dengan aturan

Jika anda bekerja dengan agency yang profesional, mereka biasanya tidak masalah dengan pembatasan akses, karena mereka paham SOP keamanan.

Struktur Peran Yang Ideal Untuk Tim Bisnis Dan Agency

Agar akses tidak kacau, tentukan peran sejak awal.

Owner atau decision maker
Pegang akses tertinggi, tetapi tidak perlu sering masuk akun

Finance atau admin internal
Pegang kontrol billing, invoice, dan dokumen penagihan

Marketing internal
Pegang akses melihat laporan, dan mungkin akses edit terbatas untuk aset tertentu

Agency performance team
Butuh akses untuk membuat dan mengoptimasi kampanye

Agency tracking specialist
Butuh akses ke Tag Manager atau Analytics, tetapi tidak harus punya akses admin ke semuanya

Dengan pembagian peran ini, anda bisa menentukan akses per platform dengan lebih jelas.

Template Pengaturan Akses Google Ads Untuk Kerja Dengan Agency

Untuk Google Ads, struktur akses yang aman biasanya seperti ini.

Admin
Owner bisnis
Satu admin internal untuk backup
Opsional satu admin agency jika diperlukan untuk kelancaran, tetapi ini sebaiknya dibahas dengan jelas, terutama jika agency juga menangani pengaturan conversion dan integrasi

Standard
Tim agency yang mengelola kampanye harian
Tim marketing internal yang perlu membuat perubahan kecil atau melihat detail

Read only
Pihak yang hanya perlu melihat laporan, misalnya manajemen atau auditor internal

Email only
Untuk pihak yang hanya butuh notifikasi

Saran praktis saya.

Jangan memberi admin ke banyak orang
Buat minimal dua admin dari sisi bisnis untuk menghindari risiko terkunci jika satu akun bermasalah
Agency cukup standard pada banyak kasus karena mereka tetap bisa mengelola kampanye
Jika agency meminta admin, minta alasan yang spesifik dan pastikan billing tetap dikontrol bisnis

Gunakan Manager Account Untuk Agency Agar Rapi

Agency profesional biasanya memakai akun pengelola yang menghubungkan banyak akun klien. Ini membuat akses lebih rapi karena agency tidak perlu login memakai email bisnis anda. Mereka cukup memakai akun pengelola, dan bisnis memberikan akses ke akun pengelola tersebut.

Keuntungannya.

Anda bisa mencabut akses dengan satu tindakan
Jejak akses lebih rapi
Agency bisa mengelola dengan workflow yang lebih stabil

Dari sisi bisnis, pastikan yang anda undang adalah akun pengelola resmi agency, bukan email pribadi staf.

Template Pengaturan Billing Agar Tetap Aman

Billing adalah area paling sensitif.

Aturan yang saya sarankan.

Metode pembayaran milik bisnis
Kartu atau saldo harus milik perusahaan, bukan milik agency

Akses billing hanya untuk finance dan owner
Agency tidak perlu mengubah metode pembayaran

Jika agency ingin membantu urusan billing, lakukan melalui SOP
Misalnya agency memberi peringatan saldo menipis, lalu tim finance yang melakukan top up

Jika anda ingin transparansi lebih, buat laporan rutin yang memisahkan.

Biaya iklan di platform
Fee agency
Biaya produksi kreatif bila ada

Dengan pemisahan ini, finance mudah memeriksa dan hubungan lebih sehat.

Template Pengaturan Akses Google Analytics Dan GA4

Analytics adalah aset data. Jika aksesnya berantakan, anda bisa kehilangan histori atau konfigurasi penting.

Struktur akses yang aman.

Admin GA4 hanya untuk bisnis
Agency diberi akses editor jika mereka perlu mengatur event atau conversion
Agency tracking specialist bisa diberi akses yang fokus pada property tertentu
Manajemen diberi akses view

Saran penting.

Pastikan akun Google yang menjadi owner property adalah akun bisnis
Jangan biarkan property dibuat atas email pribadi staf atau email agency
Jika sudah terlanjur, lakukan transfer ownership

Analytics yang rapi memudahkan anda memverifikasi hasil kerja agency berdasarkan data yang konsisten.

Template Pengaturan Akses Google Tag Manager

Tag Manager adalah tempat paling rawan terjadi kesalahan karena satu perubahan bisa merusak tracking.

Pengaturan yang aman.

Buat workspace dan versioning disiplin
Batasi siapa yang bisa publish
Gunakan proses approval internal

Struktur akses yang saya sarankan.

Publisher hanya untuk satu orang internal atau tracking lead internal
Agency diberi akses edit tetapi tidak publish, kecuali anda percaya penuh dan ada SOP kontrol perubahan
Jika agency diberi akses publish, wajib ada log perubahan dan jadwal rilis

Praktik yang sering menyelamatkan.

Setiap perubahan tag harus ada catatan
Setiap publish harus memakai version name yang jelas
Jika terjadi error, rollback cepat

Dengan cara ini, anda aman dari tracking rusak mendadak.

Template Akses Untuk Merchant Center Jika Ecommerce

Jika anda ecommerce, Merchant Center adalah aset penting karena berhubungan dengan feed produk dan disapproval.

Struktur akses aman.

Owner bisnis sebagai admin utama
Agency diberi akses standard untuk mengelola feed dan perbaikan item
Agency tidak perlu mengubah kepemilikan domain tanpa persetujuan

Pastikan juga integrasi domain dan klaim website dilakukan oleh bisnis, atau minimal dilakukan dengan persetujuan tertulis dan dokumentasi.

Template Akses Untuk Google Business Profile Untuk Lokal

Untuk bisnis lokal, Google Business Profile adalah aset reputasi.

Struktur akses aman.

Owner bisnis sebagai pemilik utama
Agency diberi akses manajer untuk posting dan update
Agency tidak perlu menjadi pemilik utama

Kontrol pemilik utama penting karena akun ini terkait ulasan dan informasi lokasi.

Template SOP Onboarding Agency

Agar akses aman, onboarding harus rapi.

Checklist onboarding yang saya sarankan.

Tentukan scope kerja tertulis
Apakah agency hanya mengelola iklan atau juga tracking dan landing page

Buat daftar akun dan aset yang akan diakses
Google Ads
GA4
GTM
Merchant Center jika perlu
Business Profile jika perlu

Tentukan level akses per aset
Admin siapa
Standard siapa
View siapa

Tentukan aturan perubahan
Apa yang boleh diubah tanpa persetujuan
Apa yang wajib minta persetujuan

Tentukan jadwal report dan formatnya
Mingguan dan bulanan
Apa metrik utama dan apa metrik kualitas lead

Dengan onboarding yang rapi, anda menghindari perubahan besar yang terjadi tanpa sepengetahuan anda.

Template SOP Audit Keamanan Setiap Bulan

Keamanan bukan sekali set lalu selesai. Anda butuh audit.

Checklist audit bulanan.

Periksa daftar user dan level akses
Hapus user yang tidak aktif
Turunkan akses yang tidak dibutuhkan

Periksa metode pembayaran dan perubahan billing
Pastikan tidak ada metode baru yang tidak dikenal

Periksa integrasi conversion dan tracking
Pastikan conversion action tidak bertambah liar
Pastikan tidak ada double counting

Periksa log perubahan di Tag Manager
Pastikan publish sesuai SOP

Periksa akses pihak ketiga lain
Misalnya tool call tracking, CRM, atau plugin website

Audit bulanan ini biasanya cukup untuk mencegah masalah besar.

Template SOP Offboarding Saat Berhenti Dengan Agency

Ini bagian yang paling sering dilupakan, padahal paling penting untuk keamanan.

Checklist offboarding.

Minta dokumentasi akhir
Ringkasan struktur kampanye
Daftar conversion dan tracking
Daftar audience dan segment
Daftar eksperimen yang sedang berjalan
Akses file kreatif dan copy

Unduh laporan penting
Performance per campaign
Search terms penting
Negatif keyword list yang dipakai
Laporan placement jika ada

Cabut akses agency
Dari Google Ads
GA4
GTM
Merchant Center
Business Profile

Ganti password akun yang terkait
Jika ada akses ke website, hosting, atau tool lain

Pastikan tidak ada user agency yang masih publisher di Tag Manager
Ini penting agar tidak ada perubahan setelah kerja sama selesai

Dengan SOP offboarding, anda bisa ganti vendor tanpa kehilangan aset dan tanpa risiko keamanan.

Kesalahan Umum Yang Membuat Bisnis Rentan Saat Bekerja Dengan Agency

Saya rangkum kesalahan yang paling sering saya temui.

Akun iklan dibuat atas nama agency
Bisnis tidak punya admin internal
Billing dikontrol agency tanpa prosedur
Tag Manager bisa dipublish oleh banyak orang
Tidak ada catatan perubahan
Tidak ada dokumen struktur akun
Tidak ada SOP saat berhenti kerja sama

Jika anda menghindari daftar ini, anda sudah lebih aman daripada mayoritas bisnis.

Template Kontrak Sederhana Dalam Konteks Akses Dan Kepemilikan

Saya tidak membahas bahasa hukum, tetapi dari sisi operasional, pastikan anda punya kesepakatan tertulis tentang.

Akun dan data adalah milik bisnis
Agency hanya pengelola

Aset kreatif yang dibuat selama kerja sama boleh dipakai bisnis
Termasuk copy dan struktur kampanye

Prosedur akses dan keamanan
Siapa admin
Siapa boleh mengubah billing
Siapa boleh publish tag

Prosedur penyerahan dokumen saat offboarding
Agar tidak ada data yang tertahan

Kesepakatan seperti ini membuat hubungan lebih profesional dan mengurangi konflik.

Template Struktur Akses Yang Bisa Anda Terapkan Hari Ini

Berikut ringkasan struktur akses yang aman.

Google Ads
Admin owner bisnis dua akun
Standard agency
Read only manajemen

Billing
Kontrol finance internal
Agency tidak mengubah metode pembayaran

GA4
Admin bisnis
Editor agency bila perlu untuk event dan conversion
Viewer untuk stakeholder

GTM
Publisher internal
Editor agency
Publish mengikuti SOP

Merchant Center jika ecommerce
Admin bisnis
Standard agency

Business Profile jika lokal
Primary owner bisnis
Manager agency

Ini struktur yang sederhana tetapi kuat.

Baca juga: Template Struktur Akun Google Ads Untuk Ecommerce.

Jika Anda Ingin Kerja Sama Dengan Agency Tanpa Risiko Dan Lebih Transparan

Kerja sama yang sehat bukan hanya soal performa iklan, tetapi juga soal keamanan dan kepemilikan aset. Ketika akses diatur rapi, anda bisa fokus pada pertumbuhan tanpa takut kehilangan akun atau data. Anda juga lebih mudah memantau pekerjaan agency dan lebih tenang jika suatu hari ingin mengganti partner.

Jika anda ingin saya bantu menyiapkan struktur akses dan SOP keamanan sebelum bekerja dengan agency, atau audit keamanan pada akun yang sudah berjalan, pendekatan saya biasanya dimulai dari pemetaan aset, pengecekan user dan izin, perapian billing dan ownership, lalu penyusunan checklist onboarding dan offboarding yang bisa dipakai tim anda. Dengan sistem ini, anda punya kontrol penuh atas akun, data tetap aman, dan kerja sama menjadi lebih profesional.